> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.safegpt.nl/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.safegpt.nl/module-beheer/chat.md).

# Chat

Beheer de organisatiebrede werking, veiligheid en beschikbaarheid van Chat.

#### Dataretentie voor chatgesprekken

De bewaartermijn bepaalt hoe lang chatgesprekken worden bewaard. Beschikbare termijnen zijn **30, 60, 90, 180 en 365 dagen**. Na het verstrijken van de gekozen termijn worden gesprekken en bijbehorende gegevens automatisch verwijderd.

Weeg bij de keuze minimaal af:

* doel en noodzaak van bewaren;
* gevoeligheid van gesprekken en bijlagen;
* wettelijke of contractuele bewaarplichten;
* onderzoeks-, audit- en supportbehoefte;
* gevolgen voor gebruikers als oude gesprekken verdwijnen;
* interne archivering buiten Chat.

Een kortere termijn beperkt de hoeveelheid aanwezige gegevens, maar verwijdert werk en context eerder. Kies niet automatisch de langste termijn. Leg eigenaar, besluit, datum en motivering vast.

**De termijn wijzigen**

1. Open **Modulebeheer → Chat → Algemeen**.
2. Kies de gewenste termijn.
3. Klik bovenaan op **Opslaan**.
4. Wacht op de succesmelding.
5. Informeer gebruikers wanneer hun bestaande werkwijze of beschikbaarheid van oude gesprekken verandert.

> Controleer vóór verkorting of de organisatie nog toegestane informatie uit oude gesprekken moet vastleggen. Gebruik Chat niet als enige dossier- of archiefoplossing.

#### Systeemprompts

Een systeemprompt is de vaste instructie die het gedrag van het model stuurt. De pagina bevat afzonderlijke instructies voor:

| Kanaal         | Toepassing                                 |
| -------------- | ------------------------------------------ |
| **Chat**       | Standaardgesprekken in de Chatmodule.      |
| **Insight365** | AI-functies binnen Insight365.             |
| **Word**       | SafeGPT-verwerking vanuit Word.            |
| **Outlook**    | SafeGPT-verwerking vanuit Outlook.         |
| **WhatsApp**   | SafeGPT-verwerking in het WhatsApp-kanaal. |

Wijzig alleen het bedoelde kanaal. Een goede instructie beschrijft doel, grenzen, brongebruik, taal, gewenste uitvoer, omgaan met onzekerheid en wanneer het model moet weigeren of om verduidelijking moet vragen.

**Een systeemprompt wijzigen**

1. Kies bij het bedoelde kanaal **Bewerken**.
2. Lees de volledige bestaande prompt.
3. Pas één logisch onderdeel tegelijk aan.
4. Kies **Toepassen**.
5. Wacht op de bevestiging en voer regressietests uit.

Toepassen kan de prompt direct opslaan. Sluit u een venster met niet-toegepaste wijzigingen, dan kan SafeGPT vragen of u die wijzigingen wilt weggooien.

{% hint style="danger" %}
Let op! deze instellingen gelden voor alle chatgesprekken van alle gebruikers binnen uw omgeving. Pas ze alleen aan als u zeker weet wat het effect daarvan is.
{% endhint %}

**Herstellen naar de standaard**

Met **Herstellen** verwijdert u de organisatieafwijking voor dat kanaal en keert u na bevestiging terug naar de platformstandaard. Bewaar een goedgekeurde kopie en reden wanneer u later wilt kunnen reconstrueren wat was ingesteld.

**Promptontwerp**

Neem ten minste op:

1. **Rol en doel:** wat moet de assistent bereiken?
2. **Doelgroep en taal:** voor wie en in welke stijl?
3. **Bronnen:** welke context mag als basis dienen?
4. **Feitelijkheid:** geen aannames als feiten presenteren; ontbrekende informatie melden.
5. **Grenzen:** geen ongeautoriseerde beslissingen of externe handelingen.
6. **Privacy:** geen geheimen opvragen of onnodige persoonsgegevens herhalen.
7. **Uitvoer:** structuur, lengte, bronvermelding en waarschuwingen.
8. **Escalatie:** wanneer een mens of specialist nodig is.

Voorbeeld:

```
Gebruik uitsluitend de beschikbare context en gekoppelde bronnen.
Benoem aannames en ontbrekende informatie expliciet.
Verzin geen feiten, bronnen, beleid of bevoegdheden.
Vraag om verduidelijking als het doel of risiconiveau niet duidelijk is.
Geef bij beslissingen een korte conclusie, risico's en vervolgstappen.
De gebruiker blijft verantwoordelijk voor controle en besluitvorming.
```

> Maak de prompt niet onnodig lang of tegenstrijdig. Specifieke taakregels horen vaak beter in een co-worker dan in de organisatiebrede Chatprompt.